Obiettivi ed agenda: come e perché pianificare la tua settimana

Obiettivi ed agenda, tatuatelo sulla pelle, vanno di pari passo.

Oggi voglio raccontarti qualcosa che mi è successa lunedì mattina e che mi ha fatto pensare.

Sapere come aggirare al meglio questa situazione potrebbe essere utile anche per te.

Obiettivi ed agenda

Domenica scorsa sono stata ad un evento molto bello a Milano e a cui ho partecipato piena di entusiasmo.

Cinquanta donne, imprenditrici di ogni età, si sono incontrate per scambiarsi opinioni, idee, consigli su come fare business… sono tornata a casa carica come una molla!

La giornata è stata comunque stancante e tornata a casa la sera, l’unica cosa a cui mi sono dedicata sono stati un paio di telefilm prima di addormentarmi, tardi (ahimè 🙁 )

Lunedì mattina ho ignorato la sveglia, tirandomi su alle dieci passate.

Niente di male, direte voi.

Se non fosse che è stata la terza volta nella scorsa settimana, che avevo deciso fosse un po’ più leggera dopo i due giorni in aula per il Master Practitioner di sabato e domenica scorsi.

Insomma, fatto il punto della situazione, una settimana un po’ inconcludente con un inizio della successiva che rischiava di prendere la stessa china.

Così, portato giù Spank, il mio cucciolo peloso, mi sono messa a pensare a cosa era successo: non avevo tenuto in conto che obiettivi ed agenda viaggiano di pari passo.

Obiettivi ed agenda: il tempo

Ormai l’ho imparato da tempo, quando non pianifico le cose vanno “alla come devono andare”, senza una direzione ben precisa ed un focus chiaro.

Il problema è che, poi, la settimana passa in modo inconcludente o meglio con tante attività che hanno riempito la mia giornata e, magari, arrivo a sera pure stanca ma senza quella soddisfazione di aver fatto quello che era davvero importante fare.

Questo implica che:

  • le cose da fare o da vivere davvero importanti restano indietro,
  • gli obiettivi si allontanano,
  • l’insoddisfazione aumenta insieme alla frustrazione e all’idea di non essere abbastanza!

Per cui…

STOP!!!!

Obiettivi ed agenda: la pianificazione

Presa la mia amata agenda in mano, ho pianificato la mia settimana in modo da inserirci le cose importanti da fare per andare in direzione dei miei obiettivi.

E tu lo fai?

Fai in modo che obiettivi ed agenda viaggino di pari passo?

Voglio darti qualche consiglio affinché questa buona abitudine di pianificare in agenda diventi tua e soprattutto venga eseguita in modo funzionale ed utile.

Obiettivi ed agenda: come pianificare la propria settimana

Per prima cosa tieni presente che esistono due tipi di pianificazione: interna ed esterna.

Pianificazione interna

Quando parliamo di pianificazione interna intendo, l’abilità di non lasciarci distrarre ed avere un focus ben chiaro.

Puoi avere una straordinaria pianificazione sulla carta ma se poi ti lasci distrarre ogni cinque minuti dalle notifiche del cellulare, di Facebook, delle email arrivate nella tua casella di posta, dalle telefonate inutili o da altre distrazioni che nulla hanno a che fare con ciò che dovresti fare in quel momento, la tua pianificazione serve a poco.

Ecco perché hai per prima cosa bisogno di “disintossicarti” dalle distrazioni esterne.

Abituati a:

  • togliere tutte le notifiche sul computer e sul cellulare,
  • togliere la suoneria del telefono (e pure la vibrazione),

Evita tutte quelle distrazioni visive che potrebbero distoglierti da quello che stai facendo ma soprattutto disintossicati dal pensiero delle notifiche, delle email o da tutto il resto.

Perché potrai anche spegnerlo il cellulare ma se il tuo pensiero resta lì, a chi forse ti sta chiamando, scrivendo, messaggiando, allora sarà stato inutile.

Allenati a non avere ogni momento il telefono tra le mani, resta focalizzato su quello che stai facendo in quel momento e datti dei tempi ben precisi per controllarlo (magari ogni fine blocco di tempo? Ok, poi ti spiego…  🙂 )

Pianificazione esterna

Per pianificazione esterna intendo prendere la tua agenda, di quelle che hanno segnalate le ore, e decidere cosa farai nella settimana, inserendoci non solo gli impegni di lavoro ma anche tutto il resto.

Scegli blocchi di tempo per le attività

Metti giù la lista delle cose da fare nella settimana e decidi dei blocchi di tempo da dedicare ad ogni attività, che possono essere di 15, 30 o 45 minuti.

Cioè decidi cosa farai per blocchi di tempo che possono variare dal 15 ai 90 minuti (non di più perché proprio per meccanismi della mente mantenere l’attenzione continua oltre i 90 minuti è molto difficile).

Fatto questo inserisci i tuoi blocchi nell’agenda e resta fedele alla programmazione.

In 45 minuti di attività focalizzata, puoi davvero fare una bella mole di lavoro.

45 minuti in cui ti dedichi ad una sola attività, senza distrazioni, senza passare da una cosa all’altra, rendono il triplo di 45 minuti in cui fai ciò che devi fare con mille interruzioni.

Monitora come trascorri il tempo

Per qualche giorno, prenditi la soddisfazione di segnare cosa fai in tutto il giorno, magari per blocchi di 15 minuti ciascuno.

Può essere molto utile per farti rendere conto di come utilizzi il tempo che hai a disposizione durante la giornata, da quando ti svegli a quando vai a dormire, ed individuare eventuali (e quasi sicuri 🙂 ) aggiustamenti da apportare nella tua pianificazione.

Resta flessibile

Dedica dei blocchi di tempo, magari da 15 minuti, tra un blocco più corposo e l’altro così da prendere fiato, ricaricare un momento le pile, un’occhiata al cellulare, un caffè, due parole con qualcuno.

Anche questi blocchi di tempo sono importanti per ripartire ancora motivato ed efficace.

Fallo pure senza sensi di colpa! Se lavorerai per un blocco di tempo in modo focalizzato al massimo, renderai talmente tanto che quei 15 minuti di break te li sei strameritati.

Impara a dire qualche no

Se vuoi fare in modo che obiettivi ed agenda ti portino lì dove desideri, devi imparare a non essere sempre disponibile.

Al collega che viene ad interromperti per proporti un’urgenza (la sua ovviamente!) puoi rispondere che gli darai ascolto alle ore….. e potrai sfruttare qualche minuto del blocco di tempo dedicato al momento di svago.

Obiettivi ed agenda: cosa devi sapere ancora?

Ora hai in mano tutti gli strumenti per far si che obiettivi ed agenda non siano più un mistero per te.

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